Wie man Kosten in verschiedenen Phasen optimal steuert

Wenn man sich das Projektmanagement und insbesondere die Kostenentwicklung über die verschiedenen Projektphasen hinweg genauer anschaut, fällt einem schnell auf, dass nicht alle Phasen gleich sind. Die Metapher der "Projektzwiebel" hilft, diesen Prozess besser zu visualisieren und zu verstehen.

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Die Phasen eines Projekts und ihre Kostenentwicklung

1. Initiierung
   
   In dieser ersten Phase nehmen Projekte ihre ersten Formen an. Hier werden alle Tätigkeiten, einschließlich der Planung, in die Wege geleitet. Obwohl diese Phase verhältnismäßig kurz ist, legt sie den Grundstein für alles, was folgt, und generiert nur geringe Kosten.
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2. Planung
   
   Das Projekt wird genauer umrissen, Tätigkeiten werden koordiniert und ein gemeinsames Vorgehen festgelegt. Wichtige Dokumente wie der Projektmanagementplan und der Projektstrukturplan werden in dieser Phase erstellt. Auch hier sind die Zeitspanne und die Kosten relativ gering, aber essenziell für den Projekterfolg.
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3. Ausführung
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   Nun tritt das Projekt in seine intensivste Phase ein. Aus den definierten Anforderungen entstehen konkrete Produkte. Oft als "Leistungsphase" bezeichnet, nimmt dieser Schritt den Großteil der Projektzeit in Anspruch und verursacht dementsprechend auch die meisten Kosten.
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4. Abschluss
   
   In der letzten Phase wird das Projekt formal beendet, alle Beteiligten informiert und die Schlusszahlung getätigt.

Die Herausforderung der "Projektzwiebel"

Während der Ausführung werden sichernde und lenkende Qualitätsaktivitäten integriert. Fehler, die möglicherweise in der Planungsphase gemacht wurden, werden in der Ausführung offensichtlich. Das Problem? Diese Fehler jetzt zu beheben, ist oft wesentlich teurer und zeitaufwändiger, als wenn sie in der Planungsphase identifiziert worden wären. Das Resultat? Anstatt einer klaren Pyramidenstruktur, bei der die Kosten und die Zeit von der Initiierung bis zum Abschluss kontinuierlich ansteigen, haben wir eine „Projektzwiebel“, bei der unerwartete Kosten und Zeitaufwände hinzukommen.

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Wie navigiert man durch die „Projektzwiebel“?

Ein versierter Projektmanager verwendet folgende Strategien:

1. Planung: Er reserviert ausreichend Zeit für die initialen Phasen des Projekts.
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2. Analyse: Über den Projektverlauf hinweg überwacht er den Aufwand und prüft, ob das Projekt sich zur "Projektzwiebel" entwickelt.
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3. Korrekturmaßnahmen: Bei auftretenden Problemen in der Ausführungsphase reagiert er prompt, da Verzögerungen zusätzliche Kosten verursachen.
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4. Verhandlung & Anpassung: Bei größeren, konzeptionellen Änderungen sucht der Projektmanager das Gespräch mit den Stakeholdern. Ziel ist es, unnötige Aufwände zu vermeiden und den Projektverlauf nicht zu gefährden.

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Schlussgedanken

Das Verständnis der "Projektzwiebel" ist entscheidend für das Kostenmanagement in Projekten. Ein guter Projektmanager plant vorausschauend, reagiert flexibel auf Herausforderungen und kommuniziert effektiv mit allen Beteiligten, um das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen.

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Haben Sie Erfahrungen mit der "Projektzwiebel"?

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